Kelas : 3 SA03
NPM : 13612929
KOMUNIKASI BISNIS (SOFTSKILL)
1. PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS
1. Komunikasi dengan Pasar
Dengan timbulnya situasi Economic of relatif plenty, dewasa ini
setiap pengusaha harus berusaha untuk dapat menutup jurang yang terbentang antara
produsen dengan masyarakat konsumen selaku calon pembeli atau pemakai barang
atau jasa yang dihasilkannya. Menjadi tugas dan tanggung jawabnya selaku
seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan
barang hasil produksi perusahaannya, selalu berusaha untuk mencari pembeli dan
pemakai barang yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha, ia harus memberitakan
penyempurnaaan-penyempurnaan produksi yang telah dicapainya, dimana barang yang
dihasilkannya dapat diperoleh masyarakat konsumen dan lain senbagainya. Atau
dengan perkataan lain, setiap pengusaha harus selalu memelihara konsumen dengan
pasar.
Penyelenggara komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat
mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditujukan
kepada kepada para konsumen yang tidak dikenalnya. Penyelenggaraan komunikasi
dengan pasar juga berarti suatu syarat mutlak bagi setiap pengusaha yang ingin
menjamin kelangsungan hidup perusahaannya dan terus maju berkembang.
Dalam lingkungan bisnis, ada aneka sarana komunikasi perdagangan
yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan masyarakat
konsumen. Sarana-sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain adalah
dalam wujud pengiriman surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan
pribadi, dan lain-lain.
Jenis-jenis sarana komunikasi perdagangan yang disebutkan tadi
hanya sesuai bilamana dipergunakan dalam daerah pemasaran barang dan jasa yang
ruang lingkupnya terbatas.
Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat
luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai
jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasaran
khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan
setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru
terletak dalam bidang komunikasi massa.
2. Konsep Dasar dan Peranan
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan
berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam
kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam
masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan
terlibat dalam konunikasi.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri
begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik
suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula
sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan
berantakan. Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi
informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur
semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru,
maka besar kemungkinannya guru tidak dating mengajar. Skibatnya, murid-murid
tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Dari contoh itu kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah
memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi dalam
organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu dalam
pelaksanaan tugasnya Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua
organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator
dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka
(Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih
dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi. Karena itu, pada bab 1 ini
disajikan dahulu konsep-konsep dasar komunikasi seperti definisi komunikasi,
model komunikasi, komponen dasar komunikasi dan prinsip-prinsip komunikasi.
2. TUJUAN DARI KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Tujuan Komunikasi
Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat pokok dalam setiap
hubungan seseorang dengan orang lain, begitu pula dalam suatu organisasi
terjadinya komunikasi tentunya mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan –
tujuan dari komunikasi tersebut antara lain :
·
Menentapkan
dan menyebarkan maksud dari suatu kegiatan.
·
Untuk
mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang secara individu maupun
kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi
·
Mengembangkan
rencana-rencana untuk mencapai tujuan.
·
Mengorganisasikan
sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan efisien.
·
Memilih,
mengembangkan, menilai anggota di dalam komunikasi tersebut.
·
Memimpin,
mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang
mau memberikan kontribusi.
Tujuan komunikasi data :
·
Pengiriman
data dalam jumlah besar dan efisien.
·
Penggunaan
sistem komputer dan alat pendukung secara bersamaan.
·
Menggunakan
sistem komputer secara terpusat/tersebar.
·
Mempermudah
pengolahan dan pengaturan data.
·
Mendapatkan
data secara langsung dari sumbernya.
·
Mempercepat
penyebaran informasi.
Operasi komunikasi data :
·
Pengumpulan
data/data collection.
·
Pertukaran
informasi/information exchange.
·
Menyimpan
dan mengambil data/data storage and access.
·
Time sharing.
·
Program
to program communications.
·
Remote
computing.
3. UMPAN BALIK DAN BENTUK-BENTUKNYA
Komunikasi merupakan aspek yang tidak
bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi yang baik tentunya akan
menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan komunikasi ini
bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur
yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan
balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan
dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang
paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi.
Keberhasilan komunikasi bisa dilihat
dari tujuannya: tercapai atau tidak. Selain itu, sebelum melakukan komunikasi,
kita harus mengetahui siapa sasaran kita. Dalam hal ini, komunikator memainkan
peranan penting dalam komunikasi. Tujuan dari pesan itu sendiri harus
disesuaikan dengan jenis pesan yang akan disampaikan. Apakah hanya supaya
komunikan megetahui (metode informative) atau komunikan melakukan tindakan
tertentu (persuasif atau instruktif).
Penjelasan keberhasilan komunikasi dalam
kerangka tujuan menunjukkan betapa pentingnya elemen komunikator dalam
menentukan keberhasilan komunikasi. Karena dalam melakukan komunikasi,
komunikator harus lebih dulu mengetahui keadaan komunikan. Keadaan komunikan
yang sedang sedih, gembira, dan sebagainya sangat menentukan keberhasilan
komunikasi. Disinilah peran komunikator yang harus dapat menilai apakah
komunikan dalam keadaan siap atau tidak untuk berkomunikasi. Bila dianalogikan
dengan seorang siswa-naik atau tidak naik kelas-sebenarnya, bergantung pada
kemauan siswa itu sendiri. Apabila komunikator maksimal dalam mengusahakan
suatu komunikasi yang baik dengan mempertimbangkan segenap aspek komunikasi,
termasuk media apa yang akan dipakai, baik itu media primer (dengan cara tatap
muka), maupun sekunder (radio, televisi, surat, dan sebagainya), maka
komunikasinya akan berhasil.
Pemilihan media yang tepat dalam
melakukan komunikasi turut memberikan peranan dalam menentukan keberhasilan
komunikasi. Media primer yang paling banyak digunakan adalah bahasa.
Kesalingmengertian dalam bahasa tidak hanya sebatas kerangka terjemahan saja,
tetapi juga pada kerangka pemaknaan. Lebih lanjut, kesalingmengertian juga
didasari pada faktor frame of reference. Sedangkan dalam menggunakan
media sekunder (surat kabar, radio, televisi, dan sebagainya), keefektifan
tercapai dalam menjangkau komunikan dalam jumlah yang banyak (massa). Namun,
kelemahan aspek ini adalah hanya sebatas pada pesan yang bersifat informatif
saja. Sehingga umpan balik yang ditimbulkan tidak dapat diketahui secara
langsung.
Umpan balik yang ditimbulkan dalam
proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator tentang seberapa
berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan balik (feedback) merupakan
satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah komunikasi yang telah
berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan komunikasi yang dibangun
sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk penilaian, dan bila
dianalogikan lagi dengan seorang siswa-dia naik kelas atau tidak-maka, umpan
balik adalah sebagai nilai raportnya.
Dengan mengetahui umpan balik yang
dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai komunikator, kita akan dapat langsung
mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau tidak. Apakah umpan
balik itu berupa respon negatif ataupun respon positif. Contoh kecil ketika
kita berceramah atau berpidato di depan khalayak umum. Maka kita akan dapat melihat
reaksi apa saja yang dilakukan oleh pendengar di depan kita. Mungkin ada yang
tekun memperhatikan, ada yang mengobrol dengan teman di sampingnya, ada yang
menguap karena bosan, atau melakukan interupsi atas apa yang kita sampaikan.
Semua perilaku atau reaksi yang dilakukan oleh penonton di depan kita merupakan
umpan balik yang langsung diberikan kepada kita sebagai komunikator.
Orang yang mendengarkan dengan
tekun mungkin memberikan respon positif sedangkan yang mengobrol dengan teman
di sampingnya memberikan respon negatif. Namun, kesimpulan ini tidak kaku.
Artinya, mungkin tubuh orang yang ‘kelihatan’ tekun mendengarkan, berada di
depan kita, sedangkan pikirannya jauh berada di luar sana. Namun sebaliknya,
orang yang mengobrol dengan temannya, mungkin sedang asyik berdiskusi tentang
apa yang kita sampaikan. Bahkan, diam pun bisa disebut sebagai umpan balik yang
menandakan dua hal, apakah ia mengerti atau tidak sama sekali.
Dari uraian di atas, penjelasan-penjelasan tentang peranan unsur-unsur
komunikasi dalam menentukan keberhasilan komunikasi saling berkaitan satu sama
lain. Namun, pada dasarnya, umpan baliklah yang paling menentukan. Hal ini
dikarenakan umpan balik sebagai hakim atau pos terakhir yang dapat memutuskan
apakah komunikasi dapat berlangsung atau tidak.
4. KESALAHPAHAMAN DALAM BERKOMUNIKASI
Misunderstanding
(kesalahpahaman) merupakan salah satu kendala komunikasi efektif dan sangat
berpeluang menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan
ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi
yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi.
Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam
kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang
menentukan kehidupan orang banyak.
Salah satu bentuk kesalahpahaman yang cukup
“parah” adalah cultural misunderstanding, atau kesalahpahaman kultural. Dalam
hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang terjalinnya
komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang lelaki Sunda memiliki menantu pemuda
Jawa. Saat si menantu akan makan, demi kesopanan dan etika, dia menawari
mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan orang yg lebih tua, digunakan kata
“dhahar” yang artinya sudah sangat halus. Padahal, jika kata “dhahar” ini
digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi sangat kasar, karena orang Sunda
menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yg paling halus.
Rata-rata
kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan
komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan
merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang
terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan
tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun
kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang
minimal.
Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat
kemampuan berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan
informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi
memegang peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan
berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang
dibangun dengan orang lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman.
Yang paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini
bisa kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain
yang memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Dengan rutin membaca, kosakata
kita akan semakin kaya dan mempermudah untuk menjalin komunikasi. Selain itu,
jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas
maksudnya. Cara ini membantu untuk menghindari salah paham akibat salah
persepsi.
Cara yang lain, tingkatkan sensitivitas kita pada lawan bicara dan
kurangi sensitivitas dari lawan bicara. Dengan kata lain, tingkatkan kepekaan
kita untuk merasakan perasaan lawan bicara, agar kita lebih berhati-hati dalam
memilih dan menyampaikan kata. Sebaliknya, kurangi kepekaan kita dari kata-kata
yang diucapkan oleh lawan bicara. Jangan sampai kita tersinggung oleh hal-hal
sepele, hanya karena kita terlalu sensitif dalam menanggapi orang lain.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun
informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah
komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi
kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya:
memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun
komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial.
Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara
individual.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun
informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah
komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi
kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.
Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi.
Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial.
Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara
individual.
Organisasi dan Komunikasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa
Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang
satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut
paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya
Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem
yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui
jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern
Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana
manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan
organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia
yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi
mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode
dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya,
faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Komunikasi didefinisikan sebagai
penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan,
tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Pertukaran informasi yang terjadi
di antara penerima dan pengirim tidak hanya dilakukan dalam bentuk lisan maupun
tertulis oleh manusia, tetapi komunikasi dalam organisasi yang terjadi dewasa
ini juga menggunakan alat komunikasi yang canggih. Banyak manajer dewasa ini
mengirim informasi dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dimana data
berasal dari berbagai sumber, kemudian dianalisis oleh komputer dan disampaikan
kepada penerima secara elektronik.
Komunikasi dapat dianalisis ke dalam
tiga tingkatan analisis, yaitu komunikasi antar individu, komunikasi dalam
kelompok dan komunikasi keorganisasian. Manajer sebagai orang-orang yang
terlibat dalam pengelolaan organisasi perlu memahami tiga tingkatan analisis
tersebut.
Fungsi Komunikasi
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi
komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Fungsi informatif.
Organisasi dapat dipandang sebagai
suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik
dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi
dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu
juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin
cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif.
Fungsi ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
1. Berkaitan dengan orang-orang yang
berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau
intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
◦
Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif.
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk
mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang
dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
Fungsi integratif.
Setiap organisasi berusaha untuk
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu:
◦
Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
◦
Saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
Proses dan Unsur Komunikasi
Proses komunikasi terdiri dari tujuh
unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian, pesan, saluran,
proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini banyak
dipergunakan dalam organisasi untuk menganalisis komunikasi.
Unsur-unsur Utama Komunikasi
Pengirim
Pengirim adalah orang yang memiliki
informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau
komunikator dalam organisasi bisa karyawan bisa pimpinan.
Penyandian
Penyandian merupakan proses mengubah
informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu untuk
ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
Pesan
Pesan adalah informasi yang hendak
disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata
baik berupa lisan maupun tulisan.
Saluran
Saluran atau media adalah alat dengan
mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran yang paling mendasar
dalam komunikasi adalah berhadapan muka secara langsung
Penerima
Penerima adalah orang yang menerima
informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi
yang diterima dari pengirim.
Penafsiran (decoding)
Penafsiran adalah proses menerjemahkan
(menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decoding
dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.
Umpan balik (feedback)
Umpan balik pada dasarnya merupakan
tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim.
Gangguan
Gangguan adalah setiap faktor yang
mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima.
Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi adalah
pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang. Dalam melakukan
komunikasi antar pribadi masing-masing memiliki cara sendiri dalam berhubungan
dengan orang lain. Johary windows merupakan salah satu model komunikasi antar pribadi.
Komunikasi akan berjalan dengan efektif
jika masing-masing orang yang berkomunikasi mengetahui informasi secara
lengkap. Namun sering terjadi masing-masing tidak memiliki informasi yang
relevan secara lengkap. Gambar 2 mengidentifikasi empat kombinasi, informasi
yang diketahui dan tidak diketahui baik oleh diri sendiri maupun orang lain.
1. Bidang Arena. Bidang ini merupakan
bidang komunikasi antar pribadi yang paling efektif. Baik diri sendiri maupun
orang lain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang diperlukan dalam
melakukan komunikasi.
2. Bidang Gelap. Pada bidang ini, diri
sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara lengkap, tetapi orang
lain mengetahui, sehingga komunikasi tidak bisa berlangsung dengan baik atau
efektif.
3. Bidang tidak diketahui. Pada bidang
ini, diri sendiri maupun orang lain sama-sama tidak mengetahui informasi yang
relevan, sehingga komunikasi berlangsung tidak efektif.
4. Bidang depan. Bidang depan merupakan
kondisi dimana diri sendiri mengetahui informasi yang relevan dengan apa yang
akan dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahuinya sehingga
komunikasi juga tidak akan berjalan dengan baik atau efektif.
Komunikasi antar pribadi dapat
diperbaiki dengan dua cara yaitu perluasan dan umpan balik. Perluasan
(exposure) merupakan upaya untuk memperbesar bidang arena dan memperkecil
bidang depan. Caranya adalah dengan menjelaskan atau memberikan informasi
kepada orang lain sehingga mereka memahami informasi yang dibutuhkan, sehingga
komunikasi yang terjadi akan lebih efektif (seperti pada bidang arena).
Umpan balik (feedback) adalah cara lain
untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antar individu. Seperti bidang gelap
dimana diri sendiri yang tidak mengetahui informasinya, sedang orang lain
mengetahuinya. Dalam kondisi ini, komunikasi akan efektif jika diri sendiri
mendapatkan umpan balik dari orang lain, dimana orang lain mau memberikan
informasinya kepada diri sendiri.
Komunikasi dalam Kelompok
Beberapa variable mempengaruhi
frekuensi dan keakuratan dari komunikasi, variabel tersebut meliputi kesempatan
untuk berinteraksi, status dan kepaduan kelompok.
1. Kesempatan untuk berinteraksi.
Komunikasi dipengaruhi oleh kesempatan atau peluang untuk berkomunikasi.
Misalnya jika seorang manajer ingin meningkatkan komunikasi yang terjadi dalam
suatu kelompok, tempat duduk diatur berdekatan, lingkungan yang gaduh dikurangi
dan peluang untuk berkomunikasi dirancang.
2. Status. Pola komunikasi dipengaruhi
oleh status hubungan. Orang cenderung berkomunikasi dengan orang-orang yang
sederajat atau dengan orang-orang yang statusnya lebih tinggi.
3. Kepaduan. Dengan semakin meningkatnya
kepaduan, para anggota mengembangkan interaksi antar pribadi yang semakin kuat
dan mereka merasakan komunikasi lebih memuaskan dan menyenangkan.
Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi berkaitan dengan
pola saluran komunikasi di antara anggota kelompok atau di antara berbagai
posisi dalam struktur organisasi. Organisasi dapat menciptakan jaringan resmi
dengan menciptakan rancangan komunikasi dengan jaringan komputer, telepon dan
laporan. Jaringan komunikasi yang diciptakan akan mempengarui fungsi dari suatu
kelompok.
Komunikasi Keorganisasian
Komunikasi memegang peranan yang sangat
penting mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua bagian dan aktivitas di
dalam organisasi.
Aliran komunikasi dalam organisasi
merupakan pedoman kemana seseorang dapat berkomunikasi dalam organisasi. Aliran
komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu dari
atas ke bawah, dari bawah ke atas, horisontal dan diagonal.
1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward
communication). Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari
tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarki organisasi. Bentuk dari aliran
komunikasi ini misalnya prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana
melakukan tugas, umpan balik terhadap bawahan dan sebagainya.
2. Komunikasi dari bawah ke atas.
Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang
seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan
informasi tentang prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi.
3. Komunikasi Horisontal. Komunikasi
horisontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hirarki
yang sama dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi Diagonal. Komunikasi
diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang-orang uang memiliki hirarki
yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.
Hambatan-hambatan terhadap Komunikasi
yang Efektif
Oleh karena kompleksnya proses
komunikasi, permasalahan dapat muncul pada tingkat individu, kelompok maupun
organisasi. Beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang efektif yaitu sumber,
penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara selektif, masalah bahasa, bahasa
kelompok, perbedaan kerangka acuan dan beban komunikasi yang berlebihan.
1. Menilai sumber. Menilai sumber
maksudnya penafsiran atau pemberian arti terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh
orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut.
2. Penyaringan. Penyaringan berkaitan
dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang negatif.
3. Tekanan waktu. Keterbatasan waktu merupakan
fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu
menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi.
4. Mendengarkan secara
selektif.Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan
besar persepsi selektif, dimana seseorang hanya mendengarkan bagian tertentu
dari informasi dan mengabaikan bagian yang lainnya dengan berbagai alasan.
5. Masalah bahasa. Komunikasi merupakan
suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang
dimaksudkan mengandung arti tertentu.
6. Bahasa Kelompok. Pada umumnya
kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya
dapat dimengerti oleh kelompoknya saja.
7. Perbedaan kerangka acuan . Komunikasi
yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada
suatu pengalaman yang sama.
8. Beban komunikasi berlebihan . Jika
penerima mendapatkan informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka
tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan
Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi
Komunikasi yang efektif tergantung pada
kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat individu maupun pada
tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan
melakukan proses yang akurat mulai dari proses penyandian, penyampaian pesan,
penguraian dan umpan balik pada tingkat komunikasi antar pribadi, dan pada
tingkat organisasi menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang tepat.
Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
1. Meningkatkan umpan balik.
Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik.
Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar
pribadi.
2. Empati. Empati pada dasarnya merupakan
komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus
menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan
bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima.
3. Pengulangan. Cara yang efektif untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan
membatu pendengar atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak
jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.
4. Menggunakan bahasa yang sederhana.
Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi
sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang
bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.
5. Penentuan waktu yang efektif. Suatu
permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai
menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara
yang efektif adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang
disampaikan tersusun dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.
6. Mendengarkan secara efektif. Salah satu
cara meningkatkan komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan
secara efektif. Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.
Mengatur
arus informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang
berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya,
jumlahnya dan cara penyampaiannya. Informasi yang disampaikan harus sistematis,
ringkas dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.
SUMBER:
http://intermeshow.blogspot.com/2009/08/komunikasi-dalam-organisasi.html
