TUGAS SOFTSKILL (KOMUNIKASI BISNIS) (PERTEMUAN 2)

Teknologi Komunikasi Bisnis

 Teknologi Dalam Komunikasi Bisnis

Teknologi yang sangat canggih seperti sekarang ini tentu saja sangat membantu dalam berkomunikasi bisnis, misalnya untuk orang yang berjualan di Instagram atau sosial media lainnya. Mereka cukup menawarkan dagangannya dengan cara mengunggah foto atau video barang dagangan di Instagram, Twitter atau sosial media lainnya melalui internet. lalu pelanggan akan berkomunikasi langsung dengan penjual lewat teknologi internet tersebut. Berbisnis akan jauh lebih mudah karena teknologi.

            Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan kesulitan untuk memisahkan antar kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih lanjut lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya, pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat diproses secara efektif.

Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai berikut :

-  Harapan penerima pesan

Setelah mengetahui siapa  penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan dikirim melalui e-mail.

-  Waktu dan Biaya

Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.

-  Sifat Pesan

Pesa-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon.

Teknologi Dalam Komunikasi Tertulis

Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan maupun tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan e-mail. Penulisan dokumen dengan tangan hampir tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hamper setiap perusahaan telah menyediakan bebagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

Word Processor merupakan salah satu software yang banyak digunakan sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan spreadsheet, gambar, atau grafik. Di samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan proses editing.

Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan desktop publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi dalam menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih menarik dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah, buku,

panduan, brosur atau poster.

Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapakan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasi teks atau gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di- scan dilakukan dengan komputer.

Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak dengan printer berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk melakukan pencetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak, penggandaan dapat juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alas an efisiensi, biasanya penggandaan dalm jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat ini, sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner dan sekaligus fotokopi.

Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima pesan melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu mengirimkan dokumen berwarna hitam-putih. Ada kalanya pencetakan dokumen tidak perlu dilakukan terlebih dahulu, tetapi dikirim langsung setelah file disimpan dalam bentuk softcopy (hardisk, floppydisk, dan compact disc) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan membaca pesan langsung melalui komputer dan akan mencetaknya bila diperlukan.

Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk internal perusahaan yang berada dalam satu lokasi tetentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antar lokasi yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara yang disebut intenet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet, diperlukan komputer, modem, saluran telepon, dan jasa layanan akses Intenet atau Intenet Service Provider (ISP).


Sumber : 

http://www.academia.edu/4823812/TUGAS_KOMUNIKASI_BISNIS