TUGAS SOFTSKILL (KOMUNIKASI BISNIS) (PERTEMUAN 2)

Teknologi Komunikasi Bisnis

 Teknologi Dalam Komunikasi Bisnis

Teknologi yang sangat canggih seperti sekarang ini tentu saja sangat membantu dalam berkomunikasi bisnis, misalnya untuk orang yang berjualan di Instagram atau sosial media lainnya. Mereka cukup menawarkan dagangannya dengan cara mengunggah foto atau video barang dagangan di Instagram, Twitter atau sosial media lainnya melalui internet. lalu pelanggan akan berkomunikasi langsung dengan penjual lewat teknologi internet tersebut. Berbisnis akan jauh lebih mudah karena teknologi.

            Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan kesulitan untuk memisahkan antar kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih lanjut lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya, pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat diproses secara efektif.

Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai berikut :

-  Harapan penerima pesan

Setelah mengetahui siapa  penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan dikirim melalui e-mail.

-  Waktu dan Biaya

Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.

-  Sifat Pesan

Pesa-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon.

Teknologi Dalam Komunikasi Tertulis

Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan maupun tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan e-mail. Penulisan dokumen dengan tangan hampir tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hamper setiap perusahaan telah menyediakan bebagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

Word Processor merupakan salah satu software yang banyak digunakan sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan spreadsheet, gambar, atau grafik. Di samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan proses editing.

Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan desktop publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi dalam menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih menarik dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah, buku,

panduan, brosur atau poster.

Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapakan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasi teks atau gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di- scan dilakukan dengan komputer.

Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak dengan printer berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk melakukan pencetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak, penggandaan dapat juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alas an efisiensi, biasanya penggandaan dalm jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat ini, sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner dan sekaligus fotokopi.

Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima pesan melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu mengirimkan dokumen berwarna hitam-putih. Ada kalanya pencetakan dokumen tidak perlu dilakukan terlebih dahulu, tetapi dikirim langsung setelah file disimpan dalam bentuk softcopy (hardisk, floppydisk, dan compact disc) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan membaca pesan langsung melalui komputer dan akan mencetaknya bila diperlukan.

Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk internal perusahaan yang berada dalam satu lokasi tetentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antar lokasi yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara yang disebut intenet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet, diperlukan komputer, modem, saluran telepon, dan jasa layanan akses Intenet atau Intenet Service Provider (ISP).


Sumber : 

http://www.academia.edu/4823812/TUGAS_KOMUNIKASI_BISNIS

TUGAS SOFTSKILL (KOMUNIKASI BISNIS) (PERTEMUAN 2)

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

          Komunikasi di luar perusahaan atau eksternal, wajib kita lakukan dalam hubungannya dengan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya kepada pelanggan atau konsumen.

1. Komunikasi dengan Konsumen

Komunikasi dengan konsumen sangat penting kita bina dan lakukan terus menerus, agar konsumen tidak lupa pada kita dan produk yang kita hasilkan atau jual. Komunikasi dengan konsumen ini dapat kita katakan sukses dilakukan jika konsumen menjadi pelanggan kita dan tumbuh suatu sikap hanya ingin berbelanja ke toko kita saja atau hanya ingin menggunakan barang tertentu saja tanpa ingin menggantinya dengan barang lain, yang diistilahkan sebagai ‘ Patronage Buying Motive” .

Hal ini hanya dimungkinkan apabila ada komunikasi yang baik antara kita sebagai pemilik usaha, karyawan dan konsumen. Sehingga komunikasi yang baik ini menimbulkan tingkat pelayan yang baik pula dari kita karena banyaknya masukan yang bisa diperoleh dari konsumen. Baik mengenai keinginan konsumen, barang apa yang banyak disenangi konsumen dan tidak, layanan apa yang mereka butuhkan dan sebagainya. Ini semua merupakan informasi berharga bagi pengembangan usaha kita.

2. Komunikasi dengan Lembaga Pemerintah

Komunikasi dengan pemerintah wajib kita lakukan. Dengan demikian, kita dapat memahami peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, mulai dari tingkat propinsi, kota/ kabupaten, kecamatan hingga tingkat gampong dan lingkungan. Hal ini sangat penting untuk menghindari kerugian dan permasalahan dengan hukum.

Bayangkan jika telah mengeluarkan biaya yang banyak untuk memasang kanopi atau papan nama merk usaha, ternyata hal tersebut melanggar peraturan. Bisa jadi karena ukuran yang tidak sesuai peraturan yang ditetapkan, posisi yang salah atau hal lainnya. Tentu saja ini akan menimbulkan kerugian bagi kita.

3. Komunikasi dengan Masyarakat

Harus kita ingat bahwa usaha kita tidak berdiri sendiri, namun ada di tengah-tengah masyarakat. Karenanya penting untuk memahami bagaimana kondisi sosial masyarakat di sekitar usaha kita berada. Bagian dari pemahaman mengenai kondisi masyarakat ini yang terkadang terlupakan oleh kita. Akibatnya tidak sedikit usaha yang keberadaanya ditolak oleh masyarakat sekitar.

Berlaku toleran, berarti kita telah membangun komunikasi sosial dengan masyarakat sekitar sehingga memiliki pemahaman akan konteks sosial yang berlaku. Menutup usaha pada saat ibadah Shalat Jum’at pada wilyah yang mayoritas penduduknya beragama Islam atau di Hari Minggu pada wilayah yang mayoritas penduduknya Kristen, atau agama lainnya sesuai dengan wilayah tempat usaha kita berada. Tidak melakukan usaha yang bertentangan dengan budaya setempat dan sebagainya, ini merupakan salah satu bentuk komunikasi dengan masyarakat.

Sumber:

https://rickyfirdiansyahdotcom.wordpress.com/pengertian-dan-macam-macam-komunikasi-bisnis/ 

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_bisnis

TUGAS SOFTSKILL (KOMUNIKASI BISNIS) (PERTEMUAN 2)

Komunikasi dalam Organisasi

          Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah.  

Proses komunikasi dalam organisasi

Sebelum komunikasi dapat terjadi dibutuhkan suatu tujuan yang terekspresikan sebagai pesan untuk disampaikan antar seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman data, proses komunikasi (communication process) sebagai berikut :

Pengirim - Penyandian - Pesan - Saluran - Penerjemah Sandi - Penerimaan - Gangguan - Umpan Balik.

Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu. Tetapi sebelum pesan tersebut dapat diterima, simbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata rantai yang trakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik yaitu sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini mementukan apakah pemahaman telah tercapai.

          Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.

Sumber:

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis (Edisi 3). Jakarta: Erlangga.

Robbins, Stephen P., &  Judge, Timothy A. 2008. Perilaku Organisasi (Edisi 12, Buku 2). Terjemahan oleh Diana Angelica, Ria Cahyani, dan Abdul Rosyid. 2008. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

 

http://yolandavanny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-dalam-organisasi.html

PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Nama : Jesika
Kelas : 3 SA03
NPM  : 13612929
KOMUNIKASI BISNIS (SOFTSKILL)




1. PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS

1. Komunikasi dengan Pasar

Dengan timbulnya situasi Economic of relatif plenty, dewasa ini setiap pengusaha harus berusaha untuk dapat menutup jurang yang terbentang antara produsen dengan masyarakat konsumen selaku calon pembeli atau pemakai barang atau jasa yang dihasilkannya. Menjadi tugas dan tanggung jawabnya selaku seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang hasil produksi perusahaannya, selalu berusaha untuk mencari pembeli dan pemakai barang yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha, ia harus memberitakan penyempurnaaan-penyempurnaan produksi yang telah dicapainya, dimana barang yang dihasilkannya dapat diperoleh masyarakat konsumen dan lain senbagainya. Atau dengan perkataan lain, setiap pengusaha harus selalu memelihara konsumen dengan pasar.

Penyelenggara komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditujukan kepada kepada para konsumen yang tidak dikenalnya. Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar juga berarti suatu syarat mutlak bagi setiap pengusaha yang ingin menjamin kelangsungan hidup perusahaannya dan terus maju berkembang.

Dalam lingkungan bisnis, ada aneka sarana komunikasi perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan masyarakat konsumen. Sarana-sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain adalah dalam wujud pengiriman surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi, dan lain-lain.

Jenis-jenis sarana komunikasi perdagangan yang disebutkan tadi hanya sesuai bilamana dipergunakan dalam daerah pemasaran barang dan jasa yang ruang lingkupnya terbatas.

Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasaran khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru terletak dalam bidang komunikasi massa.

2. Konsep Dasar dan Peranan 

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam konunikasi.

Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan. Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru, maka besar kemungkinannya guru tidak dating mengajar. Skibatnya, murid-murid tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dari contoh itu kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi. Karena itu, pada bab 1 ini disajikan dahulu konsep-konsep dasar komunikasi seperti definisi komunikasi, model komunikasi, komponen dasar komunikasi dan prinsip-prinsip komunikasi.

2. TUJUAN DARI KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Tujuan Komunikasi 

Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat pokok dalam setiap hubungan seseorang dengan orang lain, begitu pula dalam suatu organisasi terjadinya komunikasi tentunya mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan – tujuan dari komunikasi tersebut antara lain :

·         Menentapkan dan menyebarkan maksud dari suatu kegiatan.

·         Untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang secara individu maupun kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi

·         Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.

·         Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan efisien.

·         Memilih, mengembangkan, menilai anggota di dalam komunikasi tersebut.

·         Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.

Tujuan komunikasi data :

·         Pengiriman data dalam jumlah besar dan efisien.

·         Penggunaan sistem komputer dan alat pendukung secara bersamaan.

·         Menggunakan sistem komputer secara terpusat/tersebar.

·         Mempermudah pengolahan dan pengaturan data.

·         Mendapatkan data secara langsung dari sumbernya.

·         Mempercepat penyebaran informasi.

Operasi komunikasi data :

·         Pengumpulan data/data collection.

·         Pertukaran informasi/information exchange.

·         Menyimpan dan mengambil data/data storage and access.

·         Time sharing.

·         Program to program communications.

·         Remote computing.

3. UMPAN BALIK DAN BENTUK-BENTUKNYA

Komunikasi merupakan aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi yang baik tentunya akan menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan komunikasi ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi.

Keberhasilan komunikasi bisa dilihat dari tujuannya: tercapai atau tidak. Selain itu, sebelum melakukan komunikasi, kita harus mengetahui siapa sasaran kita. Dalam hal ini, komunikator memainkan peranan penting dalam komunikasi. Tujuan dari pesan itu sendiri harus disesuaikan dengan jenis pesan yang akan disampaikan. Apakah hanya supaya  komunikan megetahui (metode informative) atau komunikan melakukan tindakan tertentu (persuasif atau instruktif).

Penjelasan keberhasilan komunikasi dalam kerangka tujuan menunjukkan betapa pentingnya elemen komunikator dalam menentukan keberhasilan komunikasi. Karena dalam melakukan komunikasi, komunikator harus lebih dulu mengetahui keadaan komunikan. Keadaan komunikan yang sedang sedih, gembira, dan sebagainya sangat menentukan keberhasilan komunikasi. Disinilah peran komunikator yang harus dapat menilai apakah komunikan dalam keadaan siap atau tidak untuk berkomunikasi. Bila dianalogikan dengan seorang siswa-naik atau tidak naik kelas-sebenarnya, bergantung pada kemauan siswa itu sendiri. Apabila komunikator maksimal dalam mengusahakan suatu komunikasi yang baik dengan mempertimbangkan segenap aspek komunikasi, termasuk media apa yang akan dipakai, baik itu media primer (dengan cara tatap muka), maupun sekunder (radio, televisi, surat, dan sebagainya), maka komunikasinya akan berhasil.

Pemilihan media yang tepat dalam melakukan komunikasi turut memberikan peranan dalam menentukan keberhasilan komunikasi. Media primer yang paling banyak digunakan adalah bahasa. Kesalingmengertian dalam bahasa tidak hanya sebatas kerangka terjemahan saja, tetapi juga pada kerangka pemaknaan. Lebih lanjut, kesalingmengertian juga didasari pada faktor frame of reference. Sedangkan dalam menggunakan media sekunder (surat kabar, radio, televisi, dan sebagainya), keefektifan tercapai dalam menjangkau komunikan dalam jumlah yang banyak (massa). Namun, kelemahan aspek ini adalah hanya sebatas pada pesan yang bersifat informatif saja. Sehingga umpan balik yang ditimbulkan tidak dapat diketahui secara langsung.

Umpan balik yang ditimbulkan dalam proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator tentang seberapa berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan balik (feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk penilaian, dan bila dianalogikan lagi dengan seorang siswa-dia naik kelas atau tidak-maka, umpan balik adalah sebagai nilai raportnya.

Dengan mengetahui umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai komunikator, kita akan dapat langsung mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau tidak. Apakah umpan balik itu berupa respon negatif ataupun respon positif. Contoh kecil ketika kita berceramah atau berpidato di depan khalayak umum. Maka kita akan dapat melihat reaksi apa saja yang dilakukan oleh pendengar di depan kita. Mungkin ada yang tekun memperhatikan, ada yang mengobrol dengan teman di sampingnya, ada yang menguap karena bosan, atau melakukan interupsi atas apa yang kita sampaikan. Semua perilaku atau reaksi yang dilakukan oleh penonton di depan kita merupakan umpan balik yang langsung diberikan kepada kita sebagai komunikator.

 Orang yang mendengarkan dengan tekun mungkin memberikan respon positif sedangkan yang mengobrol dengan teman di sampingnya memberikan respon negatif. Namun, kesimpulan ini tidak kaku. Artinya, mungkin tubuh orang yang ‘kelihatan’ tekun mendengarkan, berada di depan kita, sedangkan pikirannya jauh berada di luar sana. Namun sebaliknya, orang yang mengobrol dengan temannya, mungkin sedang asyik berdiskusi tentang apa yang kita sampaikan. Bahkan, diam pun bisa disebut sebagai umpan balik yang menandakan dua hal, apakah ia mengerti atau tidak sama sekali.

            Dari uraian di atas, penjelasan-penjelasan tentang peranan unsur-unsur komunikasi dalam menentukan keberhasilan komunikasi saling berkaitan satu sama lain. Namun, pada dasarnya, umpan baliklah yang paling menentukan. Hal ini dikarenakan umpan balik sebagai hakim atau pos terakhir yang dapat memutuskan apakah komunikasi dapat berlangsung atau tidak.

4. KESALAHPAHAMAN DALAM BERKOMUNIKASI

Misunderstanding (kesalahpahaman) merupakan salah satu kendala komunikasi efektif dan sangat berpeluang menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi. Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.
Salah satu bentuk kesalahpahaman yang cukup “parah” adalah cultural misunderstanding, atau kesalahpahaman kultural. Dalam hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang terjalinnya komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang lelaki Sunda memiliki menantu pemuda Jawa. Saat si menantu akan makan, demi kesopanan dan etika, dia menawari mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan orang yg lebih tua, digunakan kata “dhahar” yang artinya sudah sangat halus. Padahal, jika kata “dhahar” ini digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi sangat kasar, karena orang Sunda menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yg paling halus.
Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.
Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Dengan rutin membaca, kosakata kita akan semakin kaya dan mempermudah untuk menjalin komunikasi. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya. Cara ini membantu untuk menghindari salah paham akibat salah persepsi.
Cara yang lain, tingkatkan sensitivitas kita pada lawan bicara dan kurangi sensitivitas dari lawan bicara. Dengan kata lain, tingkatkan kepekaan kita untuk merasakan perasaan lawan bicara, agar kita lebih berhati-hati dalam memilih dan menyampaikan kata. Sebaliknya, kurangi kepekaan kita dari kata-kata yang diucapkan oleh lawan bicara. Jangan sampai kita tersinggung oleh hal-hal sepele, hanya karena kita terlalu sensitif dalam menanggapi orang lain.

5. MEMPERBAIKI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Organisasi dan Komunikasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.

Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Pertukaran informasi yang terjadi di antara penerima dan pengirim tidak hanya dilakukan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh manusia, tetapi komunikasi dalam organisasi yang terjadi dewasa ini juga menggunakan alat komunikasi yang canggih. Banyak manajer dewasa ini mengirim informasi dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dimana data berasal dari berbagai sumber, kemudian dianalisis oleh komputer dan disampaikan kepada penerima secara elektronik.

Komunikasi dapat dianalisis ke dalam tiga tingkatan analisis, yaitu komunikasi antar individu, komunikasi dalam kelompok dan komunikasi keorganisasian. Manajer sebagai orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan organisasi perlu memahami tiga tingkatan analisis tersebut.

Fungsi Komunikasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

Fungsi informatif.

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi regulatif.

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

1. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

◦    Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi persuasif.

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi integratif.

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

◦    Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

◦    Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.

Proses dan Unsur Komunikasi

Proses komunikasi terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian, pesan, saluran, proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini banyak dipergunakan dalam organisasi untuk menganalisis komunikasi.

Unsur-unsur Utama Komunikasi

Pengirim

Pengirim adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau komunikator dalam organisasi bisa karyawan bisa pimpinan.

Penyandian

Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.

Pesan

Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata baik berupa lisan maupun tulisan.

Saluran

Saluran atau media adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran yang paling mendasar dalam komunikasi adalah berhadapan muka secara langsung

Penerima

Penerima adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.

Penafsiran (decoding)

Penafsiran adalah proses menerjemahkan (menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decoding dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.

Umpan balik (feedback)

Umpan balik pada dasarnya merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim.

Gangguan

Gangguan adalah setiap faktor yang mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima.

Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi antar pribadi adalah pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang. Dalam melakukan komunikasi antar pribadi masing-masing memiliki cara sendiri dalam berhubungan dengan orang lain. Johary windows merupakan salah satu model komunikasi antar pribadi.

Komunikasi akan berjalan dengan efektif jika masing-masing orang yang berkomunikasi mengetahui informasi secara lengkap. Namun sering terjadi masing-masing tidak memiliki informasi yang relevan secara lengkap. Gambar 2 mengidentifikasi empat kombinasi, informasi yang diketahui dan tidak diketahui baik oleh diri sendiri maupun orang lain.

1. Bidang Arena. Bidang ini merupakan bidang komunikasi antar pribadi yang paling efektif. Baik diri sendiri maupun orang lain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi.

2. Bidang Gelap. Pada bidang ini, diri sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara lengkap, tetapi orang lain mengetahui, sehingga komunikasi tidak bisa berlangsung dengan baik atau efektif.

3. Bidang tidak diketahui. Pada bidang ini, diri sendiri maupun orang lain sama-sama tidak mengetahui informasi yang relevan, sehingga komunikasi berlangsung tidak efektif.

4. Bidang depan. Bidang depan merupakan kondisi dimana diri sendiri mengetahui informasi yang relevan dengan apa yang akan dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahuinya sehingga komunikasi juga tidak akan berjalan dengan baik atau efektif.

Komunikasi antar pribadi dapat diperbaiki dengan dua cara yaitu perluasan dan umpan balik. Perluasan (exposure) merupakan upaya untuk memperbesar bidang arena dan memperkecil bidang depan. Caranya adalah dengan menjelaskan atau memberikan informasi kepada orang lain sehingga mereka memahami informasi yang dibutuhkan, sehingga komunikasi yang terjadi akan lebih efektif (seperti pada bidang arena).

Umpan balik (feedback) adalah cara lain untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antar individu. Seperti bidang gelap dimana diri sendiri yang tidak mengetahui informasinya, sedang orang lain mengetahuinya. Dalam kondisi ini, komunikasi akan efektif jika diri sendiri mendapatkan umpan balik dari orang lain, dimana orang lain mau memberikan informasinya kepada diri sendiri.

Komunikasi dalam Kelompok

Beberapa variable mempengaruhi frekuensi dan keakuratan dari komunikasi, variabel tersebut meliputi kesempatan untuk berinteraksi, status dan kepaduan kelompok.

1. Kesempatan untuk berinteraksi. Komunikasi dipengaruhi oleh kesempatan atau peluang untuk berkomunikasi. Misalnya jika seorang manajer ingin meningkatkan komunikasi yang terjadi dalam suatu kelompok, tempat duduk diatur berdekatan, lingkungan yang gaduh dikurangi dan peluang untuk berkomunikasi dirancang.

2. Status. Pola komunikasi dipengaruhi oleh status hubungan. Orang cenderung berkomunikasi dengan orang-orang yang sederajat atau dengan orang-orang yang statusnya lebih tinggi.

3. Kepaduan. Dengan semakin meningkatnya kepaduan, para anggota mengembangkan interaksi antar pribadi yang semakin kuat dan mereka merasakan komunikasi lebih memuaskan dan menyenangkan.

Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi berkaitan dengan pola saluran komunikasi di antara anggota kelompok atau di antara berbagai posisi dalam struktur organisasi. Organisasi dapat menciptakan jaringan resmi dengan menciptakan rancangan komunikasi dengan jaringan komputer, telepon dan laporan. Jaringan komunikasi yang diciptakan akan mempengarui fungsi dari suatu kelompok.

Komunikasi Keorganisasian

Komunikasi memegang peranan yang sangat penting mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua bagian dan aktivitas di dalam organisasi.

Aliran komunikasi dalam organisasi merupakan pedoman kemana seseorang dapat berkomunikasi dalam organisasi. Aliran komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, horisontal dan diagonal.

1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication). Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarki organisasi. Bentuk dari aliran komunikasi ini misalnya prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap bawahan dan sebagainya.

2. Komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi.

3. Komunikasi Horisontal. Komunikasi horisontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hirarki yang sama dalam suatu organisasi.

4. Komunikasi Diagonal. Komunikasi diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang-orang uang memiliki hirarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.

Hambatan-hambatan terhadap Komunikasi yang Efektif

Oleh karena kompleksnya proses komunikasi, permasalahan dapat muncul pada tingkat individu, kelompok maupun organisasi. Beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang efektif yaitu sumber, penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara selektif, masalah bahasa, bahasa kelompok, perbedaan kerangka acuan dan beban komunikasi yang berlebihan.

1. Menilai sumber. Menilai sumber maksudnya penafsiran atau pemberian arti terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut.

2. Penyaringan. Penyaringan berkaitan dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang negatif.

3. Tekanan waktu. Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi.

4. Mendengarkan secara selektif.Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan besar persepsi selektif, dimana seseorang hanya mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian yang lainnya dengan berbagai alasan.

5. Masalah bahasa. Komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tertentu.

6. Bahasa Kelompok. Pada umumnya kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya dapat dimengerti oleh kelompoknya saja.

7. Perbedaan kerangka acuan . Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang sama.

8. Beban komunikasi berlebihan . Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan

Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi

Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

1. Meningkatkan umpan balik. Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.

2. Empati. Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima.

3. Pengulangan. Cara yang efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan membatu pendengar atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.

4. Menggunakan bahasa yang sederhana. Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.

5. Penentuan waktu yang efektif. Suatu permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara yang efektif adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.

6. Mendengarkan secara efektif. Salah satu cara meningkatkan komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan secara efektif. Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.

Mengatur arus informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya, jumlahnya dan cara penyampaiannya. Informasi yang disampaikan harus sistematis, ringkas dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.

SUMBER:

http://vitanu.blogspot.com/2013/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis_13.html

https://defickry.wordpress.com/2008/02/27/umpan-balik-unsur-penentu-keberhasilan-komunikasi/

https://adellweise.wordpress.com/2012/11/07/salah-paham-dalam-komunikasi/

http://intermeshow.blogspot.com/2009/08/komunikasi-dalam-organisasi.html